求人・採用はSFAで管理するのが楽だった!?

関連業務をスムーズにするウラ技

　こちらの記事では、求人・採用に役立つグループウェアの使い方をご紹介しました。
今回はその応用編となります。営業支援ツール「SFA」を、求人・採用業務に使うことができる…？そんなウラ技をご紹介しましょう。

データの置き換えで成立する“営業＝求人”

当記事ではSFAを求人・採用業務に利用するという、ちょっと変わったウラ技をご紹介します。
かつてナレッジスイート株式会社が実際に企業様に提案したこともある、『Knowledge Suite』のSFAサービスを使ったやり方です。
企業の規模が大きいほど、より高い効果が見込まれます。

“応募者＝顧客”として管理

応募者の個人データはすべて「顧客管理機能」のデータベースに入力するわけです。顧客データベースは所在地のエリアごとにグループ化して管理することもできるので、複数の支社・支店の求人業務を一括で管理しなければならないような場合は、“エリア＝支社・支店”と置き換えると便利です。顧客データは指定の関係者間で閲覧でき、応募者の特性や、どのような希望を持っているのか…など、詳細なパーソナリティの周知も簡単です。

面接は「商談管理機能」で管理

これによりスケジュールの設定や社内関係者への共有が迅速で確実なものとなるでしょう。実施した面接の内容記録や次回面接に向けたメモなども「営業報告」として共有できます。合格・不合格・検討中などの考査ステータスは、受注・失注・商談中の商談ステータスで記録します。これらの記録により、面接の履歴や進捗が確認でき、面接そのものの可視化が可能です。

応募者への連絡には「メールビーコン」

顧客データベースや商談ステータスと連動して、特定の条件を持つ対象にだけ定型のメールを一斉配信することができます。つまり書類選考から面談に進んだ応募者にだけ「面接のお知らせメール」を送付したり、落選の応募者だけにその通知を送付したりすることが簡単にできるのです。

SFAが求人・採用にもたらすメリット

こうした各種データの置き換え管理により、本来営業活動に威力を発揮するSFAを求人・採用に応用することができます。ご紹介したのはあくまで例であり、企業の特性に合わせてもっと優れた使い方を生み出すこともできるでしょう。このSFAの応用テクニックを使うと、大きく２つのメリットがあります。

データ管理が楽に、正確に

複数の社員同士での連絡や意見交換が付き物の求人・採用において、紙の資料やメールを使ったやりとりはどうしても時間がかかってしまいます。あらゆる情報をWeb上でリアルタイムに共有できるグループウェアの利用で、業務にかかる時間はグッと短縮されるはずです。『Knowledge Suite』はスマホなどのモバイル機器にも対応していますから外出先でも業務が可能で、フローが停滞するリスクも減らすことができます。

セキュリティ

多くの個人情報を複数のメンバー間で何度も回覧することになるのが求人・採用業務です。従来のように紙の書類でやりとりしていたのでは、漏洩や紛失のリスクが付きまといます。セキュリティの安全性においてプライバシーマークや国際規格の認定を受けているナレッジスイート株式会社の『Knowledge Suite』を始めとして、多くのSFAが高度なセキュリティ対策を施しています。たった１つのミスが企業の存在を脅かしかねない現代において、情報管理にSFAを利用する価値は高いでしょう。

いかがでしたか？当記事では求人・採用業務にSFAを応用する方法をご紹介しましたが、特に『Knowledge Suite』のSFAはカスタマイズ性に富み、各企業様の業務内容に合わせた柔軟な使い方が可能です。また『Knowledge Suite』SFAを導入いただいた企業様は、当「ラクリエ求人」の有料プランを無料にてご利用いただけます。
コンサルタントが導入・応用・定着をサポートしますので、初めてでも安心してお使いいただける『Knowledge Suite』をぜひご検討ください。

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