採用管理活用例・グループウェア|ラクリエ求人|自社ドメインの求人ページらくらくクリエイト
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『Knowledge Suite』グループウェアとの併用でお得にご利用いただける「ラクリエ求人」。
求人・採用におけるグループウェアの必要性をご紹介します。

あらゆる求人企業に…グループウェア導入のススメ

求人・採用業務にも有効利用できる!

あなたの会社は、グループウェアを導入していますか?
「ラクリエ求人」はサービス利用と併せて、グループウェアの導入をオススメしています。
ここでは求人ページ制作サービスである「ラクリエ求人」がグループウェアの導入をオススメする理由と、その活用術をご紹介します。「グループウェアって何?」という方も気軽にお読みいただける内容です。

そもそもグループウェアって何?

今や数多くの企業で導入されているグループウェア。改めてその言葉の意味からご説明します。
「グループウェア」は企業や組織で使われるソフトウェアのジャンルの1つです。社員同士で情報を共有したり業務を管理するためのツールで、通常1つのソフトウェアを社員みんなでWeb上で共用することが前提となっています。例えばテキストによる社員同士の情報交換、勤怠状況の管理、スケジュールの共有、会議室の予約システム…などなど、企業活動に必要な様々な機能がワンパックになっており、それらが相互にデータをリンクさせて利便性を向上させているのです。ここ数年でソフトウェアメーカー各社が様々なグループウェアを開発し、導入企業も順調に増え続けています。大企業に限らず、社員数が5〜10人程度でもグループウェアを使いこなす企業はたくさんあります。
この「ラクリエ求人」を運営するナレッジスイート株式会社も、『Knowledge Suite』というグループウェアを開発・販売しています。
当記事を読み終えた時、少しでもご関心をいただけたなら、ぜひ導入をご検討ください。

グループウェアは求人・採用にどう使う?

実際に求人・採用業務においてグループウェアがどう機能するのか?
グループウェアを導入するとどのように便利なのか?
…という点を、『Knowledge Suite』に搭載されている機能を例に、採用の流れに沿って見ていきましょう。

応募者の選考/各種社内連絡に「メッセージ」

求人開始時の広告の制作や応募者の選考については、社長・人事担当者・担当部署の部長など複数のメンバーで検討を重ねるケースが多いものと思われます。求人において主張したいこと、気になった応募者、変動する応募状況への対応……交換すべき情報は多岐にわたります。1回の会議で検討できる内容には限りがありますから、グループウェア内の「メッセージ」機能の利用をオススメします。「メッセージ」では世間一般でよく使われるSNSのような感覚で、任意のメンバー間でテキストメッセージのやりとりを行なうことができます。メールよりも気軽な言葉の交換が可能で、リアルタイム性も高くなります。メッセージにファイルを添付することもでき、求人・採用業務全般で幅広く活躍する機能です。

面接に「スケジュール」「設備予約」

採用候補者との面接前には「スケジュール」の機能が便利です。社員同士で日々の行動予定を共有する「スケジュール」を使えば、メンバー間で面接の日時や内容を簡単に共有できます。また「スケジュール」では、1つ1つのスケジュール表示にファイルを添付することができますので、応募者から送られてきた履歴書や職務経歴書を、紙で回覧するような必要がありません。「設備予約」の機能を使って、会議室の面接利用を予約・周知することもできます。「スケジュール」のデータと連動して管理できますので、面接参加メンバーに実施場所を一括でミスなく伝えられます。

採用決定の稟議回覧に「ワークフロー」

面接や社内検討を重ね、採用者が決定したら社内稟議を通す必要が出てくるでしょう。「ワークフロー」の機能は稟議や決裁の回覧をWeb上で実行するもので、あらかじめ設定した書式に従って書類を入力し、必要な承認者間を適切な順序で回覧することができます。承認の順番が来た社員には自動で通知メールが送付され、現在承認がどの段階にあるのかもメンバー間で共有されるので、承認が滞ったり、書類を持って承認者の席を行ったり来たりする必要もありません。

グループウェアを利用するメリット

上では、求人・採用におけるグループウェアのごく基本的な活用法をご紹介しました。
これ以外にも『Knowledge Suite』は多彩な機能を取り揃えており、使い方も各企業様の個性や工夫によってどんどん広がっていきます。ちょっと応用を加えた”ウラ技”のような『Knowledge Suite』の求人・採用活用術もありますので、興味をお持ちの方は こちらの記事をご覧ください。

時短

複数の社員同士での連絡や意見交換が付き物の求人・採用において、紙の資料やメールを使ったやりとりはどうしても時間がかかってしまいます。あらゆる情報をWeb上でリアルタイムに共有できるグループウェアの利用で、業務にかかる時間はグッと短縮されるはずです。『Knowledge Suite』はスマホなどのモバイル機器にも対応していますから外出先でも業務が可能で、フローが停滞するリスクも減らすことができます。

情報整理

求人企業と応募者、求人サイトなどが立体的に関わり合いながら、応募者のデータや対話内容、社内での考査状況など多くの情報を処理する必要がある求人・採用業務では、行き違いや管理ミスも発生しがちです。これらの煩雑な情報処理をグループウェアに任せてしまうことで、誰からも分かりやすく、ミスのない業務を実現することができます。

セキュリティ

個人情報を大量に扱うことになるのが求人・採用業務です。万が一にも応募者の情報が社外に流出してしまったような場合、企業そのものの信頼が揺らぎかねません。求人・採用に関するあらゆる書類を紙で管理しようとすると、どうしてもセキュリティ面でのリスクがつきまといます。例えば『Knowledge Suite』なら24時間監視の国内データセンターにて運営しており、高い安全性が特徴です。またアクセス権の制御機能や、企業に合わせた細かなセキュリティ設定などカスタマイズ性も高く、安心してご利用いただけます。

いかがでしたでしょうか。グループウェアが、求人・採用業務においても力を発揮することがお分かりいただけたかと思います。
もちろん、グループウェアの利用価値は人事に関することだけではなく、企業の業務全般に発揮されます。もし、グループウェアの導入・乗り換えをお考えでしたら、まずは『Knowledge Suite』をチェックしてみてください。『Knowledge Suite』グループウェアを導入いただいた企業様は、当「ラクリエ求人」の有料プランを無料にてご利用いただけます。初めてのグループウェア導入に最適なカンタン操作、リーズナブルな価格設定で御社のご利用をお待ちしております。

『Knowledge Suite』(ナレッジスイート)の詳しい情報はこちら
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